Ben je aansprakelijk voor de onbetaalde loonheffingen of btw van loonwerkers?

Nederlandse bedrijven wenden zich in toenemende mate tot freelancers of loonwerkers om de tekorten aan specifieke vakkundigheid op te vangen. Veel van hen kiezen er ook voor een beroep te doen op de diensten van Payrollbedrijven. Dat is logisch; het brengt vele voordelen met zich mee zoals het gemak en kostenbesparing.

Echter, zelfs met een payrollbedrijf, kunnen inleenbedrijven en werving- en selectiebureaus verantwoordelijk zijn voor de loonheffingen en btw van hun opdrachtnemers. Volgens de Nederlandse Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA), kunnen andere partijen in de arbeidsketen aansprakelijk worden gehouden indien het payrollbedrijf verzuimt de looneffingen, btw of sociale verzekeringspremies te betalen.

Dit zijn de drie beschermende maatregelen die je kunt nemen om deze risico’s te beperken

1. Houd een volledige en accurate administratie bij

Verzeker je ervan dat je een gedegen identificatie en administratie bijhoudt van al jouw freelancers en loonwerkers. Dat houdt onder andere in: kopieën van paspoorten of EU identiteitskaarten, adresbewijzen en geboortedata, alsook de Nederlandse belasting registratienummers en urenstaten waarop het aantal gewerkte uren of dagen vermeld staat. Iedereen in de keten – eindklant, wervings- en selectiebureau en payrollbedrijf – zou deze administratie moeten bijhouden, maar wij staan je graag bij om aan deze eisen te voldoen.

2. Screen jouw payrollaanbieder

Payrollaanbieders ontvangen van de Nederlandse belastingdienst een kwartaaloverzicht die bevestigt dat zij alle loonheffingen hebben betaald. Blue Clue deelt deze informatie altijd graag met haar klanten. Eigenlijk zouden we alle inleenbedrijven en werving- en selectiebureaus zelfs willen aanmoedigen om aan het begin, als onderdeel van hun screening proces, deze informatie op te vragen bij hun Payrollaanbieder.

3. Gebruik een G-rekening (oftewel Geblokkeerde bankrekening)

Een van de meeste effectieve manieren om jezelf te beschermen tegen het aansprakelijkheidsrisico, is door het bedrag van de loonheffingen en de btw over te maken op de geblokkeerde rekening (ook wel een G-rekening genoemd) van jouw Payrollaanbieder. Een Payrollaanbieder kan deze rekening alleen gebruiken voor het betalen van de loonheffingen en de btw, of voor het overmaken naar een andere G-rekening. In deze situatie is de eindklant normaal gesproken niet verantwoordelijk voor verzuimde betalingen aan de Belastingdienst.

Een andere optie is het in de arm nemen van een Payrollaanbieder die NEN 4400 is gecertificeerd en elke drie tot zes maanden door de Nederlandse autoriteiten wordt gecontroleerd. Dit verzekert inleenklanten of inleenbedrijven ervan dat zij niet aansprakelijk kunnen worden gehouden. Het is echter vaak zeer ongewenst bij freelancers omdat hun payrollbedrijf gedwongen word teen deel van hun maandelijkse inkomen in te houden om het vakantiegeld te kunnen uitbetalen. Om die reden heeft Blue Clue besloten een G-bankrekening service te bieden om zoveel mogelijk het aansprakelijkheidsrisico van haar klanten te beperken. We verstrekken ook graag bewijs van de Nederlandse Belastingdienst dat wij de wet volledig in acht nemen en ieder kwartaal bij zijn met het betalen van alle loonheffingen en de btw. Om onze service aan inleners en werving- en selectiebureaus in balans te houden met de grote vraag naar onze hoogopgeleide en veel gewilde freelancers en loonwerkers, hebben wij besloten om niet NEN 4400 gecertificeerd te worden.

Als je vragen hebt over de Nederlandse Wet Ketenaansprakelijkheid, of over het onder controle houden van jouw ketenrisico’s, neem contact met ons op. Wij adviseren je graag over de beste opties voor Nederlandse arbeidsovereenkomsten.